Diese Fragen und Herausforderungen möchte das Vergleichsportal HRNeeds im Rahmen des kostenlosen Webinars gemeinsam mit Ihnen beleuchten

Mitarbeiter gehen unterschiedlich mit Veränderungen in ihrer alltäglichen Arbeit um – das gilt insbesondere bei neuen, digitalen Prozessen. Während die Einen moderne Tools begeistert aufgreifen, müssen Andere erst davon überzeugt werden. Die Digitalaffinität hängt dabei nicht unbedingt vom Alter ab. Dementsprechend herausfordernd ist es für die HR-Abteilung, die Belegschaft für ein cloudbasiertes Tool zur Selbstverwaltung, einen Employee Self Service (ESS), zu gewinnen. Erst 36 Prozent der Unternehmen nutzen eine solche Lösung, obwohl das Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen zu den größten Zeitfressern in der Personalarbeit zählt – so ein Ergebnis der „HR-Studie 2020“ von forcont und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Routine-Abläufe in der Kommunikation zwischen HR-Team und Mitarbeitern zu standardisieren und zu digitalisieren, ist seit der Pandemie noch relevanter geworden. Die folgenden vier Tipps zeigen, was es bei der Einführung eines ESS in Sachen Changemanagement zu beachten gilt.

 Tipp 1: Mit sichtbaren Effekten die Geschäftsführung überzeugen

Das Angebot an die Mitarbeiter, bestimmte HR-Anfragen und -Dokumente selbstständig digital zu verwalten, bietet großes Nutzenpotenzial. Diverse Prozesse in der Kommunikation mit der Personalabteilung lassen sich so effizienter gestalten. Dabei sollten Unternehmen sich aber nicht zu viel auf einmal vornehmen. Anstatt sofort alle denkbaren Funktionen im ersten Schritt zu realisieren, empfiehlt es sich, zunächst nur wenige Vorgänge mit dem ESS abzubilden. Oft ist einer davon die Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung. Allein diese Aufgabe zu digitalisieren, reduziert administrative Aufwände enorm. Neben den Kosten für Papier und Porto fällt auch der Aufwand weg, die Dokumente zu drucken, in Briefumschläge zu verpacken, zu frankieren und zu versenden. Das ist zugleich ein schlagkräftiges Argument für HR-Manager, um die Geschäftsleitung für ihr Vorhaben zu gewinnen. Nicht selten besteht darin die erste Hürde für das Projekt. Sollte also das Top-Management bei der Digitalisierung andere Abteilungen höher priorisieren, könnte gerade das Kostenargument überzeugen. Zudem können digital zugestellte Gehaltsnachweise zu einem Erfolg werden, der auf allen Ebenen des Unternehmens wahrgenommen wird.

Tipp 2: Für einfache und technisch reibungslose Prozesse sorgen

Damit Mitarbeiter ein neues Tool annehmen, muss es vor allem eines: reibungslos funktionieren. Wichtig ist nicht nur, dass die Prozesse logisch aufgebaut sind, sondern auch, dass das System die Anwender klar durch die einzelnen Schritte führt – ohne dass Ungereimtheiten oder Fehler auftreten. Darum ist die Konzeption der Prozesse das A und O. Die Grundvoraussetzung, um etwa die Gehaltsabrechnung per ESS zuzustellen, ist die Integrationsfähigkeit beider Systeme. Neben dem Payroll-System muss sich der ESS auch an die digitale Personalakte anbinden lassen. Die Workflows gilt es genauestens zu definieren (siehe Infokasten). Wurde der Prozess eingerichtet, ist sorgfältiges Testen angesagt. Eine Gruppe von Testnutzern mit den relevanten Rollen – HR-Sachbearbeiter, HR-Fachadministrator, Mitarbeiter, Führungskraft – prüft in mehreren Durchgängen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Erst wenn der Vorgang einwandfrei läuft, kann der unternehmensweite Rollout beginnen.

Tipp 3: Transparent kommunizieren und so Vertrauen schaffen

Für einen gelungenen Rollout ist die Kommunikation entscheidend – von Anfang an. Noch bevor die Mitarbeiter sich zum ersten Mal im ESS einloggen, sollten die richtigen Botschaften eine Vertrauensbasis geschaffen haben. Empfehlenswert ist auch, den Betriebsrat frühzeitig an Bord zu holen. Er vertritt im Zuge der Planung und Lösungsauswahl die Perspektive der Mitarbeiter, und bringt so wichtige Impulse ein. Den Betriebsrat für das Projekt zu gewinnen, ist der erste Schritt, um die Belegschaft vom Nutzen des Tools zu überzeugen.

Die technischen Vorbereitungen sind durch eine klare und transparente Kommunikation zu begleiten. Beispielsweise sorgen Maßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die viele Mitarbeiter bereits vom Onlineshopping und -banking kennen, für die Datensicherheit in der Cloud. Hier gilt es an das Vertraute anzuknüpfen und den Nutzern zu erklären, dass ihre persönlichen Daten im ESS-Tool ebenso sicher sind wie im Onlineportal ihrer Bank. Dabei bietet sich auch der Hinweis an, dass keine Dokumente per E-Mail versendet werden, sondern dass sich die Nutzer mit ihren persönlichen Zugangsdaten einloggen und Dokumente hoch- bzw. herunterladen. Diese Details bereits im Vorfeld klarzustellen, signalisiert, dass das Unternehmen die Interessen der Nutzer ernst nimmt. Zudem empfiehlt es sich, die Vorteile für die Mitarbeiter in den Fokus zu rücken: Stehen beispielsweise alle Gehaltsabrechnungen jederzeit zum digitalen Abruf bereit, sind fehlende Dokumente beim Ausfüllen der Einkommensteuererklärung passé. Die Anwender frühzeitig an Bord zu holen – und ihnen Raum für Rückfragen zu geben –, ist für den Erfolg jedes Digitalisierungsprojekts zentral.

Tipp 4: Die Benutzerfreundlichkeit fokussieren

Wer neue, digitale Abläufe im Unternehmen verankern will, ist gut beraten, sich dabei immer wieder die Anwenderperspektive zu vergegenwärtigen. Das Hauptaugenmerk sollte darauf liegen, dass jeder Nutzer das Tool einfach bedienen kann – egal, ob er digitalaffin ist oder nicht. Neben einer übersichtlichen Navigation und einer intuitiven Nutzerführung gehört dazu auch, die Lösung im Corporate Design zu gestalten. Wenn die Mitarbeiter auf jeder Seite des ESS – angefangen bei der Login-Maske – die Farben und das Logo ihres Unternehmens sehen, signalisiert das Seriosität. So entsteht beim Nutzer das Vertrauen, dass er über das Portal guten Gewissens persönliche Daten und Dokumente mit der HR-Abteilung teilen kann. Dieser Aspekt ist nicht zu unterschätzen, denn: Anders als bei Softwarelösungen für bestimmte Fachanwender ist die Zielgruppe eines ESS die gesamte Belegschaft. Während etwa eine digitale Personalakte von den Anwendern – dem HR-Team – selbst eingeführt wird, haben die Mitarbeiter erst einmal keinen Bezug zum ESS. Diesen gilt es mittels Kommunikation, Corporate Design und Usability erst herzustellen.

Fazit

Ein Employee Self Service hilft der HR-Abteilung, Routine-Aufgaben schneller und effizienter zu bearbeiten. Auch die Mitarbeiter profitieren von einfachen, standardisierten Prozessen und standortunabhängig verfügbaren Dokumenten. Damit die Einführung zum Erfolg wird, sollte Sorgfalt vor Geschwindigkeit walten. Wer einfache, nutzerfreundliche Prozesse entwirft, diese technisch sauber umsetzt sowie den Rollout mit der richtigen Kommunikation vorbereitet und begleitet, hat ihn bald geschafft: den nächsten großen Schritt in der Digitalisierung der Personalarbeit.

Definition von Workflows: Beispiel „Krankmeldung einreichen“

Um Krankmeldungen digital zu verwalten und zu bearbeiten, sind bei der Konzeption unter anderem folgende Fragen zu klären:

• Was muss ein Mitarbeiter tun, um sich krank zu melden? Halten Sie die einzelnen Schritte fest: sich auf dem eigenen PC oder Mobilgerät im ESS einloggen, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fotografieren, unter „Krankmeldung einreichen“ das Foto hochladen, den Button „Krankmeldung senden“ betätigen, usw.
• Welche HR-Sachbearbeiter erhalten eine Benachrichtigung über eingereichte Krankmeldungen?
• Was muss der HR-Mitarbeiter tun? Seine To-dos sind zum Beispiel: auf „Bearbeiten“ klicken, die Krankmeldung prüfen, auf „Annehmen“ klicken, damit der Mitarbeiter durch den ESS eine automatisch generierte Bestätigungsmail erhält, die AU-Bescheinigung im führenden HR-System ablegen, etc.
• Wie wird die zuständige Führungskraft informiert, dass und bis wann der Mitarbeiter ausfällt? Muss der Mitarbeiter sie separat benachrichtigen oder läuft dies ebenfalls über den ESS?
• Wie geht der Mitarbeiter vor, um eine Folge-AU-Bescheinigung einzureichen?
• Ist eine Antwortfunktion gewünscht, über die der HR-Sachbearbeiter bei Bedarf Rückfragen an den Mitarbeiter richten kann?

Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus, und der Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg haben mit ihrer „HR-Studie 2020“ den Status quo der Digitalisierung in der Personalarbeit untersucht.

Die Studie zeigt, welche Herausforderungen den HR-Bereich am stärksten beschäftigen. Thema Nummer eins ist nach wie vor der Fachkräftemangel: Für gut ein Drittel der Befragten (34 Prozent) zählt das Gewinnen von qualifiziertem Personal zu den drängendsten Aufgaben. Ebenfalls ein Drittel (33 Prozent) nennt hier die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen. Allerdings kommen wichtige strategische Aufgaben im HR-Alltag oft zu kurz. So wünschen sich 64 Prozent der Befragten mehr Zeit für die Personalentwicklung, 61 Prozent für die Netzwerkpflege und 46 Prozent würden sich dem Employer Branding gern intensiver widmen. Vielerorts resultiert die Zeitnot aus einem hohen Administrationsaufwand: In 37 Prozent der HR-Abteilungen beanspruchen Verwaltungsaufgaben wie das Bearbeiten von Dokumenten und die Datenpflege viel Arbeitszeit.

 Digitaler Reifegrad noch ausbaufähig

Der strategischen Bedeutung der digitalen Transformation ist sich die große Mehrheit der Befragten bewusst. Die meisten Unternehmen (58 Prozent) haben damit begonnen, ihre Personalprozesse zu digitalisieren. 37 Prozent sehen sich dabei auf einem guten Weg. Mehr als der Hälfte (51 Prozent) ist es gelungen, im Unternehmen ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR zu schaffen – während es bei der Umsetzung noch Verbesserungspotenzial gibt. „Viele haben den HR-Bereich bei ihrer Digitalagenda lange Zeit vernachlässigt, obwohl ihm eine wichtige Schnittstellenfunktion nach innen wie außen zukommt“, sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. „Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet.“

Die Prozessqualität erhöhen

Welche Ziele stehen bei Automatisierungsvorhaben im Vordergrund? Am häufigsten (75 Prozent) wollen Unternehmen die Qualität der jeweiligen HR-Prozesse steigern. Weitere wichtige Beweggründe sind: Kosten senken (66 Prozent), die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und mehr Zeit gewinnen (jeweils 62 Prozent). Diejenigen Befragten, die das Thema Automatisierung noch nicht in Angriff genommen haben, führen dies meist darauf zurück, dass sich in ihrer Organisation bisher niemand damit beschäftigt hat (46 Prozent). Zudem sind mangelndes Budget, ein nicht überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis und Skepsis auf Seiten des Managements (jeweils 38 Prozent) Aspekte, die sich hemmend auswirken. Auf der Liste der Anwendungsbereiche, in denen Unternehmen bereits Prozesse automatisiert haben, stehen die Personalverwaltung (64 Prozent), die Personalbeschaffung (62 Prozent) und die Personalbeurteilung (54 Prozent) ganz oben.

Hürden für die Datenanalyse

„Zur Digitalisierung des HR-Bereichs gehört auch, Mitarbeiterdaten sinnvoll zu erheben und auszuwerten“, sagt Prof. Dr. Anne-Katrin Neyer, Inhaberin des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Universität Halle-Wittenberg. „Mit solchen Datenanalysen lassen sich auf der einen Seite Entwicklungen im Unternehmen und der Erfolg von HR-Maßnahmen messen – beispielsweise die Effekte einer Recruiting-Kampagne, die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Leistung des Teams. Auf der anderen Seite bieten sie eine evidenzbasierte Grundlage für Entscheidungen.“ Die Umfrage hat gezeigt, dass es meistens die HR-Verantwortlichen selbst sind, die sich um datengestützte Entscheidungen bemühen. Obwohl sie Data-Analytics in ihrem Bereich vorantreiben, ist das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Denn gerade beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden: 78 Prozent nennen heterogene IT-Systeme und -Tools als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert. Für 40 Prozent ist es ein Hindernis, dass sich Daten aus IT-Systemen nur schwer weiterverwenden lassen. 15 Prozent können erst gar nicht auf die Daten relevanter IT-Anwendungen zugreifen. Auch an der Auswertung hapert es. Fast zwei Drittel (63 Prozent) vermissen in ihrem Unternehmen passende Software-Lösungen, die bei der Datenanalyse helfen könnten. 51 Prozent der HR-Abteilungen haben zu wenig Zeit für Data-Analytics-Projekte. Zudem fehlen wichtige Kompetenzen: Laut 41 Prozent reicht das statistische Know-how der HR-Verantwortlichen nicht aus, 30 Prozent sehen eine Hürde in mangelnden IT-Kenntnissen.

Automatisierung und digitale Aktenführung auf dem Vormarsch

Auf dem Gebiet der Personalverwaltung sind Unternehmen bereits weiter: 48 Prozent der Befragten haben ihre Mitarbeiterakten mit einer entsprechenden Lösung digitalisiert – entweder vollständig oder ausgewählte Aktenbestandteile. In dieser Gruppe ziehen fast zwei Drittel (64 Prozent) eine positive Bilanz und sind mit ihrer Software-Auswahl zufrieden. Anders als digitale Akten ist das Thema Cloud Computing in den HR-Abteilungen bislang wenig verbreitet. Nur 36 Prozent nutzen ein oder mehrere HR-Tools als Software-as-a-Service. Für diese hat sich der Schritt in die Cloud allerdings fast immer gelohnt: 82 Prozent der SaaS-Anwender blicken zufrieden auf ihre Entscheidung zurück. Die größten Hinderungsgründe, Cloud-Software zu implementieren, sind mangelnde Auseinandersetzung mit dem Thema (52 Prozent) und Vorbehalte bezüglich der Datensicherheit (37 Prozent).

 Weitere Ergebnisse und Tipps für Personaler

Für die Studie beantworteten insgesamt 117 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Führungskräfte aus deutschen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen einen Online-Fragebogen. Die Befragung erfolgte zwischen Oktober 2019 und Januar 2020. Der Studienbericht liefert ein differenziertes Stimmungsbild, wie es um die Digitalisierung des HR-Bereichs bestellt ist. Er zeigt, wie sich die HR-Arbeit derzeit gestaltet und vor welchen Herausforderungen Personaler stehen. Die Autoren haben die Ergebnisse übersichtlich zusammengefasst und in den Gesamtkontext der Personalarbeit eingeordnet. Nützliche Handlungsempfehlungen für HR-Verantwortliche runden den Bericht ab. Hier können Interessierte ihn kostenfrei herunterladen.