Qualitätskriterien für die Auswahl einer HR Prozess-Beratung

Ob bei Kernprozessen, administrativen Prozessen, Personalmanagement-Prozessen oder der Vernetzung der verschiedenen HR-Funktionsbereiche, HR wird sich seiner Rolle als Motor und Antreiber erfolgreicher Unternehmen immer mehr bewusst.

Recruiting, Personalentwicklung, Entgeltabrechnung, allgemeine Verwaltung all diese Aufgabenfelder verantwortet der Personalbereich. Die Prozesse sind häufig sehr komplex und sollten zwingend ineinandergreifen. Ineffiziente Prozesse können negative Auswirkung auf das gesamte Unternehmen haben.

Grundvoraussetzung für das Beauftragen einer HR Prozess-Beratung ist eine intensive Auseinandersetzung mit dem Gesamtprozess sowie den betreffenden Abteilungen. Nur wer das gewünschte Beratungsergebnis benennen kann, wird die Berater-Auswahl zielgerichtet durchführen.

Vor einer Beauftragung sollten nachfolgende Qualitätskriterien* zwingend verifiziert werden:

Qualifikation

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• Fachliche Kompetenz:
  • abhängig vom konkreten Bedarf (z.B. Branchenspezialisierung, Generalist oder Fachspezialisierung)
  • internationaler oder lokaler Anbieter
  • Standardprozess- oder Individualanbieter
• Methodische Kompetenz:
  • Analyse: Aufnahme Prozesslandkarte des jeweiligen Bereichs
  • Bewertung und Vorschlagswesen
  • Umsetzungsstärke: Anpassung oder Verbesserung der Prozesse
  • Strukturierung: Klare Begriffsdefinition, Situationsschilderung mit Darlegung sinnvoller Prozesse
  • Problemlösung
  • Projektmanagement
• Soziale Kompetenz/Soft Skills:
  • Abhängig von Projektumfang (z.B. Führung, Kommunikation, Frustrationstoleranz etc.)

Qualität

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• formal:
  • Vertrag: umfangreiche Darstellung des Gesamtprojektes im Rahmen z.B. eines Pflichten-/Lastenhefts, Aufgabendefinition, interne Berichts- und Eskalationswege, transparente Formulierungen, transparentes Gebührenmodell (keine versteckten Kosten), Milestones, Laufzeit
  • Unterlagen: Vollständigkeit und Inhalte (Berater-Profile, Projektübersicht)
• Serviceorientierung:
  • Definition von Eskalationsstufen für eine reibungslose Kommunikation
  • Einhalten von Reaktionszeiten
  • Keine Unterbrechung des laufenden Geschäftes („unsichtbar sein“)
  • Einhaltung und Berücksichtigung bestehender Key Performance Indicators (KPIs) und Service Level Agreements (SLAs)
• Referenzen:
  • Anzahl Vergleichsprojekte innerhalb der letzten 12-24 Monate
  • Anzahl Projekte insgesamt
  • Erfolge: Kenngrößen (z.B. Einsparungen, Verbesserung Prozesszeiten etc.)
•  Prozesse:
  • abhängig von der Projektanforderung (z.B. Realistische Einschätzung des Projektzeitplans, Nennung von Milestones zur Zielerreichung, Auslastungseinschätzung etc.)
•  Wissenstransfer:
  • Wichtig: Dokumentation, Sicherung und gezielte Übergabe des Prozesswissens
  • Mitarbeiterschulungen (Vermeidung von Reibungsverlusten)

Weiche Faktoren

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• Kommunikation:
  • Beratender Ansatz
• Chemie/Nasenfaktor:
  • Persönliche Passgenauigkeit der eingesetzten Berater

Bei der Auswahl zu berücksichtigen

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• Bedarfsklärung vorab: Nur wer weiß, was er sucht, kann qualitative Anforderungen formulieren.
• Budget: Idealerweise Abstimmung oder Freigabe des Budgetrahmens vor der Suche.
• Honorarhöhe:
  • Je spezialisierter und komplexer der Themenbereich, desto höher der Tagessatz. Vergleichen lohnt sich.
  • Zusatzkosten für Reisekosten, Spesen etc.
• Verbundpartner: Gibt es ein Netzwerk für weitere Themenfelder?
• Mehraugenprinzip: Fachabteilungen und relevante Entscheider einbeziehen, ggf. neutrale Instanz vorschalten => kein „Golfplatzprinzip“!

Der Beratermarkt ist sehr unübersichtlich. Spezialisierungen sind nicht immer erkennbar. Es ist daher umso wichtiger, sich im Vorfeld darüber im Klaren zu sein, welche Prozesse beurteilt werden sollen – zum Beispiel ob ganzheitlich oder nur bestimmte Teilbereiche. Dies hat erheblichen Einfluss auf die Gewichtung der einzelnen Auswahlkriterien.

* Eine individuelle Bedarfsklärung für jeden Einzelfall ist die Grundlage eines qualitativen Dienstleistermanagements. Die oben genannten Kriterien haben daher generischen Charakter.

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Nur noch wenige Tage stehen die ausgeschriebenen HR-Projekte von vier DGFP-Mitgliedsunternehmen zur Gebotsabgabe online. Im Anschluss wählen die jeweiligen Personalverantwortlichen ihre drei besten Lösungsvorschläge aus den eingereichen Angeboten der HR-Dienstleister.

Die Gewinner unter den HR-Dienstleistern haben ihren Fuß nicht nur in der Tür der ausschreibenden Unternehmen: Im Rahmen der 1. DGFP-Personaldienstleistungs-Börse präsentieren sie ihre Lösungen zusätzlich den dort anwesenden Personalmanagern. Insbesondere, wenn das „Geheimnis um die vier DGFP-Mitgliedsunternehmen“ gelüftet ist, dürfte das Interesse der Personaler, wie die HR-Verantwortlichen aus den ausschreibenden Unternehmen ihre HR-Projekte angehen, sehr groß sein.

Die Umsetzung der Ausschreibung erfolgte in Zusammenarbeit mit der persofaktum GmbH. Alle Details zu den Ausschreibungen und der Gebotsabgabe sind auf der gemeinsamen Internetseite unter http://dgfp.persofaktum.de veröffentlicht. Interessierte Personaldienstleister können Ihre Angebote noch bis zum 9. März einreichen.

Alle Informationen zur Veranstaltung unter www.dgfp.de/boerse.

Kontakt:

DGFP-Deutsche Gesellschaft für Personalführung mbH

Frau Daniela Rose

Niederkasseler Lohweg 16

40547 Düsseldorf

Tel. 0211 5978 202

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