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Katja Dreißig

Katja Dreißig

Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus (www.forcont.de), und die Evalea GmbH, ein Anbieter für strategische Personalentwicklung (www.evalea.de), haben eine Partnerschaft beschlossen, um ihre digitalen HR-Lösungen zu verknüpfen. Unternehmen können somit zwei zentrale Bereiche der Personalarbeit in einem Zug digitalisieren: Mit „forpeople | Der Personalmanager“ führen sie ihre Mitarbeiterakten und die damit verbundenen Prozesse, während sie mit Evalea die gesamte Personalentwicklung effektiv managen. Die strategische Partnerschaft steht ganz im Zeichen des Best-of-Breed-Gedankens: Die beiden Software-as-a-Service-Tools (SaaS) bieten eine hoch spezialisierte Lösung für ihren jeweiligen Bereich. Via Schnittstellen lassen sie sich nicht nur an ein bestehendes Human-Capital-Management-System (HCM) anbinden, sondern bilden ab sofort auch eine kombinierte Lösung für Personalmanagement und -entwicklung.

Cloud-Systeme mit offenen Schnittstellen

Beide Cloud-Lösungen sorgen für effiziente, standardisierte Personalprozesse. Mit forpeople bündeln Unternehmen alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter in einer zentralen digitalen Akte – von der Bewerbung bis zur Jubiläumsgratifikation. Die Software ist modular erweiterbar. Der „forpeople Self Service“ vereinfacht beispielsweise die Kommunikation zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitern. Die automatische „Dokumenterstellung“ erlaubt es, HR-Dokumente im eigenen Corporate Design zu erstellen, digital zu unterschreiben und freizugeben. Daten und Informationen, die nicht in die Personalakte gehören, pflegen HR-Verantwortliche in einer eigenen „Arbeitgeberakte“. Nicht zuletzt lassen sich mit dem Modul „Aufgabenverwaltung“ komplexe Abläufe, wie etwa ein Onboarding, direkt in forpeople organisieren, koordinieren, überwachen und protokollieren.
.forpeople ist eine digitale Personalaktenlösung

Das 2015 gegründete Softwareunternehmen Evalea deckt mit seinem Tool die gesamte Bandbreite der Personalentwicklung ab – vom digitalen Mitarbeitergespräch einschließlich Ziel- und Kompetenzmanagement über ein Feedback-Modul für 360-Grad-Feedback und Mitarbeiterbefragungen bis hin zu einem Learningbereich mit E-Learning, Blended Learning, Seminarmanagement und professionellem Bildungscontrolling. Die Lösung ist in acht Modulen organisiert, die sich flexibel kombinieren lassen. Evalea bietet dabei nicht nur die passende Software, sondern auch das fachliche Know-how und unterstützt bei allen inhaltlichen Fragen zur strategischen Mitarbeiterentwicklung.
Evalea ist ein Tool für ganzheitliche Personalentwicklung

Benutzerfreundlich und schnell zu implementieren

Thomas Fahrig, Geschäftsführer von forcont, sagt: „Die Digitalisierung der Personalarbeit läuft auf Hochtouren. Eine der größten Herausforderungen ist es, die HR-IT so zu gestalten, dass sie den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens am besten gerecht wird. Nur selten lassen sich sämtliche Funktionen mit nur einem einzigen Personalwirtschaftssystem zufriedenstellend abdecken. Um unsere Kunden ganzheitlich zu unterstützen, öffnen wir unsere digitale Personalakte forpeople für andere Anbieter, deren Lösungen uns überzeugen. So bieten wir Orientierung im Produktdschungel, und dank vorhandener Schnittstellen sparen Unternehmen wertvolle Zeit bei der Implementierung. Mit Evalea einen starken Partner im Bereich Personalentwicklungssoftware gewonnen zu haben, freut uns sehr.“

„Der Markt für HR-Software wächst schnell – angetrieben durch steigende Anforderungen in den Personalabteilungen“, sagt David Maurer, Geschäftsführer von Evalea. „Die neuen Produkte sind innovativ, nutzerfreundlich und integrieren sich in nahezu jede Systemlandschaft. Gerade in Sachen Usability sind sie klassischen Systemlösungen um einiges voraus. Große Player wie Microsoft oder Salesforce haben das erkannt und bauen um ihre Produkte Marktplätze für Drittanbieter. Gemeinsam mit forcont verfolgen auch wir die Strategie, durch die Integration unserer Lösungen wertvolle Synergieeffekte zu schaffen.“

Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus, und der Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg haben mit ihrer „HR-Studie 2020“ den Status quo der Digitalisierung in der Personalarbeit untersucht.

Die Studie zeigt, welche Herausforderungen den HR-Bereich am stärksten beschäftigen. Thema Nummer eins ist nach wie vor der Fachkräftemangel: Für gut ein Drittel der Befragten (34 Prozent) zählt das Gewinnen von qualifiziertem Personal zu den drängendsten Aufgaben. Ebenfalls ein Drittel (33 Prozent) nennt hier die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen. Allerdings kommen wichtige strategische Aufgaben im HR-Alltag oft zu kurz. So wünschen sich 64 Prozent der Befragten mehr Zeit für die Personalentwicklung, 61 Prozent für die Netzwerkpflege und 46 Prozent würden sich dem Employer Branding gern intensiver widmen. Vielerorts resultiert die Zeitnot aus einem hohen Administrationsaufwand: In 37 Prozent der HR-Abteilungen beanspruchen Verwaltungsaufgaben wie das Bearbeiten von Dokumenten und die Datenpflege viel Arbeitszeit.

 Digitaler Reifegrad noch ausbaufähig

Der strategischen Bedeutung der digitalen Transformation ist sich die große Mehrheit der Befragten bewusst. Die meisten Unternehmen (58 Prozent) haben damit begonnen, ihre Personalprozesse zu digitalisieren. 37 Prozent sehen sich dabei auf einem guten Weg. Mehr als der Hälfte (51 Prozent) ist es gelungen, im Unternehmen ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR zu schaffen – während es bei der Umsetzung noch Verbesserungspotenzial gibt. „Viele haben den HR-Bereich bei ihrer Digitalagenda lange Zeit vernachlässigt, obwohl ihm eine wichtige Schnittstellenfunktion nach innen wie außen zukommt“, sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. „Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet.“

Die Prozessqualität erhöhen

Welche Ziele stehen bei Automatisierungsvorhaben im Vordergrund? Am häufigsten (75 Prozent) wollen Unternehmen die Qualität der jeweiligen HR-Prozesse steigern. Weitere wichtige Beweggründe sind: Kosten senken (66 Prozent), die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und mehr Zeit gewinnen (jeweils 62 Prozent). Diejenigen Befragten, die das Thema Automatisierung noch nicht in Angriff genommen haben, führen dies meist darauf zurück, dass sich in ihrer Organisation bisher niemand damit beschäftigt hat (46 Prozent). Zudem sind mangelndes Budget, ein nicht überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis und Skepsis auf Seiten des Managements (jeweils 38 Prozent) Aspekte, die sich hemmend auswirken. Auf der Liste der Anwendungsbereiche, in denen Unternehmen bereits Prozesse automatisiert haben, stehen die Personalverwaltung (64 Prozent), die Personalbeschaffung (62 Prozent) und die Personalbeurteilung (54 Prozent) ganz oben.

Hürden für die Datenanalyse

„Zur Digitalisierung des HR-Bereichs gehört auch, Mitarbeiterdaten sinnvoll zu erheben und auszuwerten“, sagt Prof. Dr. Anne-Katrin Neyer, Inhaberin des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Universität Halle-Wittenberg. „Mit solchen Datenanalysen lassen sich auf der einen Seite Entwicklungen im Unternehmen und der Erfolg von HR-Maßnahmen messen – beispielsweise die Effekte einer Recruiting-Kampagne, die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Leistung des Teams. Auf der anderen Seite bieten sie eine evidenzbasierte Grundlage für Entscheidungen.“ Die Umfrage hat gezeigt, dass es meistens die HR-Verantwortlichen selbst sind, die sich um datengestützte Entscheidungen bemühen. Obwohl sie Data-Analytics in ihrem Bereich vorantreiben, ist das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Denn gerade beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden: 78 Prozent nennen heterogene IT-Systeme und -Tools als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert. Für 40 Prozent ist es ein Hindernis, dass sich Daten aus IT-Systemen nur schwer weiterverwenden lassen. 15 Prozent können erst gar nicht auf die Daten relevanter IT-Anwendungen zugreifen. Auch an der Auswertung hapert es. Fast zwei Drittel (63 Prozent) vermissen in ihrem Unternehmen passende Software-Lösungen, die bei der Datenanalyse helfen könnten. 51 Prozent der HR-Abteilungen haben zu wenig Zeit für Data-Analytics-Projekte. Zudem fehlen wichtige Kompetenzen: Laut 41 Prozent reicht das statistische Know-how der HR-Verantwortlichen nicht aus, 30 Prozent sehen eine Hürde in mangelnden IT-Kenntnissen.

Automatisierung und digitale Aktenführung auf dem Vormarsch

Auf dem Gebiet der Personalverwaltung sind Unternehmen bereits weiter: 48 Prozent der Befragten haben ihre Mitarbeiterakten mit einer entsprechenden Lösung digitalisiert – entweder vollständig oder ausgewählte Aktenbestandteile. In dieser Gruppe ziehen fast zwei Drittel (64 Prozent) eine positive Bilanz und sind mit ihrer Software-Auswahl zufrieden. Anders als digitale Akten ist das Thema Cloud Computing in den HR-Abteilungen bislang wenig verbreitet. Nur 36 Prozent nutzen ein oder mehrere HR-Tools als Software-as-a-Service. Für diese hat sich der Schritt in die Cloud allerdings fast immer gelohnt: 82 Prozent der SaaS-Anwender blicken zufrieden auf ihre Entscheidung zurück. Die größten Hinderungsgründe, Cloud-Software zu implementieren, sind mangelnde Auseinandersetzung mit dem Thema (52 Prozent) und Vorbehalte bezüglich der Datensicherheit (37 Prozent).

 Weitere Ergebnisse und Tipps für Personaler

Für die Studie beantworteten insgesamt 117 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Führungskräfte aus deutschen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen einen Online-Fragebogen. Die Befragung erfolgte zwischen Oktober 2019 und Januar 2020. Der Studienbericht liefert ein differenziertes Stimmungsbild, wie es um die Digitalisierung des HR-Bereichs bestellt ist. Er zeigt, wie sich die HR-Arbeit derzeit gestaltet und vor welchen Herausforderungen Personaler stehen. Die Autoren haben die Ergebnisse übersichtlich zusammengefasst und in den Gesamtkontext der Personalarbeit eingeordnet. Nützliche Handlungsempfehlungen für HR-Verantwortliche runden den Bericht ab. Hier können Interessierte ihn kostenfrei herunterladen.

Der zunehmende Wettbewerb um geeignete Fachkräfte ist für Unternehmen die größte Herausforderung, um innovations- und somit wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies hat eine aktuelle Umfrage der Online-Jobplattform Stepstone unter mehr als 22.000 Fach- und Führungskräften in Deutschland ergeben. Neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende ans Unternehmen zu binden, entwickelt sich so zur zentralen Aufgabe des HR-Bereichs. Die forcont business technology gmbh (www.forcont.de), ein Softwarehaus mit Sitz in Leipzig, hat jetzt konkrete Herausforderungen und Tipps für Personalverantwortliche in einer Infografik zusammengefasst.

Tipps zum gesamten Mitarbeiterlebenszyklus

Die Infografik benennt für die vier wesentlichen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus – Recruiting, Onboarding, Entwicklung und Offboarding – die jeweiligen Herausforderungen und macht Vorschläge, wie sich diesen begegnen lässt. Beispielsweise ist die Fluktuation während des Onboardings besonders hoch. Um zu vermeiden, dass neue Mitarbeiter in der Probezeit kündigen, gilt es, die veränderten Ansprüche der Generationen Y und Z zu berücksichtigen. Das heißt unter anderem: eine fundierte, auf die neue Position zugeschnittene Einarbeitung bieten, den Mitarbeitern Mentoren zur Seite stellen, regelmäßige Feedback-Gespräche führen etc. Nach der Probezeit ist neben einer wertschätzenden Unternehmenskultur eine systematische Entwicklungsarbeit wichtig, um Mitarbeiter langfristig zu binden. Diese beinhaltet individuelle Entwicklungspläne ebenso wie Qualifizierungsprogramme für bestimmte Mitarbeitergruppen, wie zum Beispiel Nachwuchsführungskräfte.

Mehr Zeit dank Prozessoptimierung

Darüber hinaus zeigt die Infografik für jede Phase, welche Routinetätigkeiten sich durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter gestalten lassen. Dies ist entscheidend, denn: Eine informelle Online-Umfrage von forcont unter Personalverantwortlichen hat ergeben, dass administrative Tätigkeiten der größte Zeitfresser in der HR-Abteilung sind. Dementsprechend identifizierten die Umfrageteilnehmer die Digitalisierung von Prozessen, die Reduktion des Administrationsaufwands sowie die Personalgewinnung und -bindung als derzeit wichtigste strategische Aufgaben. Angesichts der aktuellen Herausforderungen des HR-Bereichs steht also das Thema Prozessoptimierung ganz oben auf der Agenda. Unternehmen, die ihre Workflows so verbessern, dass sie deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Personalthemen gewinnen, verschaffen sich im War for Talents einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Die Infografik von forcont steht hier auch zum kostenfreien Download zur Verfügung: https://bit.ly/2CcZhF8.

Vom Recruiting bis zum Offboarding: Jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus bringt ihre spezifischen Herausforderungen mit sich.

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