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Personalverwaltung, Prozessoptimierung

Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus, und der Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg haben mit ihrer „HR-Studie 2020“ den Status quo der Digitalisierung in der Personalarbeit untersucht.

Die Studie zeigt, welche Herausforderungen den HR-Bereich am stärksten beschäftigen. Thema Nummer eins ist nach wie vor der Fachkräftemangel: Für gut ein Drittel der Befragten (34 Prozent) zählt das Gewinnen von qualifiziertem Personal zu den drängendsten Aufgaben. Ebenfalls ein Drittel (33 Prozent) nennt hier die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen. Allerdings kommen wichtige strategische Aufgaben im HR-Alltag oft zu kurz. So wünschen sich 64 Prozent der Befragten mehr Zeit für die Personalentwicklung, 61 Prozent für die Netzwerkpflege und 46 Prozent würden sich dem Employer Branding gern intensiver widmen. Vielerorts resultiert die Zeitnot aus einem hohen Administrationsaufwand: In 37 Prozent der HR-Abteilungen beanspruchen Verwaltungsaufgaben wie das Bearbeiten von Dokumenten und die Datenpflege viel Arbeitszeit.

 Digitaler Reifegrad noch ausbaufähig

Der strategischen Bedeutung der digitalen Transformation ist sich die große Mehrheit der Befragten bewusst. Die meisten Unternehmen (58 Prozent) haben damit begonnen, ihre Personalprozesse zu digitalisieren. 37 Prozent sehen sich dabei auf einem guten Weg. Mehr als der Hälfte (51 Prozent) ist es gelungen, im Unternehmen ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR zu schaffen – während es bei der Umsetzung noch Verbesserungspotenzial gibt. „Viele haben den HR-Bereich bei ihrer Digitalagenda lange Zeit vernachlässigt, obwohl ihm eine wichtige Schnittstellenfunktion nach innen wie außen zukommt“, sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. „Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet.“

Die Prozessqualität erhöhen

Welche Ziele stehen bei Automatisierungsvorhaben im Vordergrund? Am häufigsten (75 Prozent) wollen Unternehmen die Qualität der jeweiligen HR-Prozesse steigern. Weitere wichtige Beweggründe sind: Kosten senken (66 Prozent), die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und mehr Zeit gewinnen (jeweils 62 Prozent). Diejenigen Befragten, die das Thema Automatisierung noch nicht in Angriff genommen haben, führen dies meist darauf zurück, dass sich in ihrer Organisation bisher niemand damit beschäftigt hat (46 Prozent). Zudem sind mangelndes Budget, ein nicht überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis und Skepsis auf Seiten des Managements (jeweils 38 Prozent) Aspekte, die sich hemmend auswirken. Auf der Liste der Anwendungsbereiche, in denen Unternehmen bereits Prozesse automatisiert haben, stehen die Personalverwaltung (64 Prozent), die Personalbeschaffung (62 Prozent) und die Personalbeurteilung (54 Prozent) ganz oben.

Hürden für die Datenanalyse

„Zur Digitalisierung des HR-Bereichs gehört auch, Mitarbeiterdaten sinnvoll zu erheben und auszuwerten“, sagt Prof. Dr. Anne-Katrin Neyer, Inhaberin des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Universität Halle-Wittenberg. „Mit solchen Datenanalysen lassen sich auf der einen Seite Entwicklungen im Unternehmen und der Erfolg von HR-Maßnahmen messen – beispielsweise die Effekte einer Recruiting-Kampagne, die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Leistung des Teams. Auf der anderen Seite bieten sie eine evidenzbasierte Grundlage für Entscheidungen.“ Die Umfrage hat gezeigt, dass es meistens die HR-Verantwortlichen selbst sind, die sich um datengestützte Entscheidungen bemühen. Obwohl sie Data-Analytics in ihrem Bereich vorantreiben, ist das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Denn gerade beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden: 78 Prozent nennen heterogene IT-Systeme und -Tools als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert. Für 40 Prozent ist es ein Hindernis, dass sich Daten aus IT-Systemen nur schwer weiterverwenden lassen. 15 Prozent können erst gar nicht auf die Daten relevanter IT-Anwendungen zugreifen. Auch an der Auswertung hapert es. Fast zwei Drittel (63 Prozent) vermissen in ihrem Unternehmen passende Software-Lösungen, die bei der Datenanalyse helfen könnten. 51 Prozent der HR-Abteilungen haben zu wenig Zeit für Data-Analytics-Projekte. Zudem fehlen wichtige Kompetenzen: Laut 41 Prozent reicht das statistische Know-how der HR-Verantwortlichen nicht aus, 30 Prozent sehen eine Hürde in mangelnden IT-Kenntnissen.

Automatisierung und digitale Aktenführung auf dem Vormarsch

Auf dem Gebiet der Personalverwaltung sind Unternehmen bereits weiter: 48 Prozent der Befragten haben ihre Mitarbeiterakten mit einer entsprechenden Lösung digitalisiert – entweder vollständig oder ausgewählte Aktenbestandteile. In dieser Gruppe ziehen fast zwei Drittel (64 Prozent) eine positive Bilanz und sind mit ihrer Software-Auswahl zufrieden. Anders als digitale Akten ist das Thema Cloud Computing in den HR-Abteilungen bislang wenig verbreitet. Nur 36 Prozent nutzen ein oder mehrere HR-Tools als Software-as-a-Service. Für diese hat sich der Schritt in die Cloud allerdings fast immer gelohnt: 82 Prozent der SaaS-Anwender blicken zufrieden auf ihre Entscheidung zurück. Die größten Hinderungsgründe, Cloud-Software zu implementieren, sind mangelnde Auseinandersetzung mit dem Thema (52 Prozent) und Vorbehalte bezüglich der Datensicherheit (37 Prozent).

 Weitere Ergebnisse und Tipps für Personaler

Für die Studie beantworteten insgesamt 117 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Führungskräfte aus deutschen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen einen Online-Fragebogen. Die Befragung erfolgte zwischen Oktober 2019 und Januar 2020. Der Studienbericht liefert ein differenziertes Stimmungsbild, wie es um die Digitalisierung des HR-Bereichs bestellt ist. Er zeigt, wie sich die HR-Arbeit derzeit gestaltet und vor welchen Herausforderungen Personaler stehen. Die Autoren haben die Ergebnisse übersichtlich zusammengefasst und in den Gesamtkontext der Personalarbeit eingeordnet. Nützliche Handlungsempfehlungen für HR-Verantwortliche runden den Bericht ab. Hier können Interessierte ihn kostenfrei herunterladen.

Wer vor 1990 geboren wurde, kennt sie noch, die Wegweiser ost- und westdeutscher Infrastrukturnutzung: Das Kursbuch der Bahn zum Beispiel, ein Verzeichnis aller Zugverbindungen – zu Spitzenzeiten über 50 Millimeter dick. Oder das Telefonbuch, in dem die Namen der Einwohner eines Ortes und ihre jeweilige Rufnummer aufgelistet waren. Karteikarten-Kataloge in öffentlichen Bibliotheken gehören genauso dazu wie die Zeitansage der Bundespost unter der Nummer 119.


Dass wir für all diese Dinge heute unsere Smartwatch nutzen, ist kein rein technischer Wandel. Denn mit einem neuen Mediengebrauch geht immer auch ein Kulturwandel einher. Kurz gesagt: Die Information kann einen anderen Platz in unserem Leben einnehmen.

Warum sollte es im Personalwesen anders sein?

Auch hier haben wir es mit einem doppelten Wandel zu tun: Die Methoden der Informationsvermittlung haben sich radikal geändert. Dies bedeutet aber gerade nicht, dass die Arbeit die gleiche geblieben ist (nur eben mit neuen Mitteln). Im Gegenteil: Das Human Resources Department nimmt heute eine völlig andere Aufgabe wahr als 1980. Aus administrativen Aufgaben, Einstellungsgesprächen und Entgeltabrechnungen ist eine agile Personalarbeit geworden, die dazu beiträgt, Mitarbeiter und Teams gezielt zu entwickeln.


Digitale Techniken machen diese neuen Aufgaben nicht nur einfacher, sondern sie ermöglichen sie erst. Durch systematisches Erfassen der Kompetenzen von Mitarbeitern und Bewerbern kann deren Einsatz gezielt bestimmt werden. Digitale Management-Lösungen schaffen den dringend benötigten Spielraum, die Beschäftigten nicht nur als „Humankapital“ zu verstehen und zu lenken, sondern sie vor allem zu fördern und zu begeistern. Zielgerichtete Talentförderung und „Lebenslanges Lernen“ sind nur einige Ansatzpunkte. HR wird damit zu einem integralen Bestandteil von Management-Strategien. Und dies nicht nur in den jeweiligen Spitzengremien, sondern in der gesamten Belegschaft.


Es kommt jedoch noch immer auf die Werkzeuge an, die man zur Verfügung hat. Spezialisierte ECMLösungen wie die enaio® Personalakte der Berliner Softwarefirma OPTIMAL SYSTEMS ermöglichen ein sicheres und reibungsloses Handling aller mitarbeiterrelevanten Daten. Dass nebenbei auch noch der lästige Papierkram etwa bei Urlaubsanträgen entfällt, wird dabei fast zur Fußnote. Aber mal ganz deutlich: Diesen Teil der guten alten Zeit vermisst niemand.

 

Ein Artikel von Christin Kuhnert, Human Resources Managerin OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH ist u.a. als Referent bei unserem Meetup #7 "Technologien, Tools & Trends in HR" in Berlin am 05.12.2019 mit dabei. Hier geht es direkt zur kostenlosen, verbindlichen Anmeldung für Personalverantwortliche.

Wissen Sie, wie viel Sie die Suche und Auswahl Ihrer Auszubildenden kostet? Nein? Damit sind Sie leider nicht allein. Younect hat im Rahmen einer Diplomarbeit 252 Personalverantwortliche, überwiegend aus dem Mittelstand, befragt, wie viel sie das Recruiting von Azubis kostet.
Das Ergebnis: 84,6 % der befragten Personalverantwortlichen konnten die Kosten nicht benennen. Ein überraschendes Ergebnis? Was würde das Controlling dazu sagen?

 

Ebenfalls interessant: es wurde auch nach den Mitteln und Kanälen der Azubiansprache gefragt. Der meistgenutzte ist der Weg über das Arbeitsamt. Ist das heute noch zeitgemäß?


Hier die Grafik für weitere Details:

Infografik

Gefunden auf: Personalmarketing2null

Der aktuelle DGFP-Report "HR-Kennzahlen & Steuerungsgrößen liefert HR-Managern konkrete Anhaltspunkte für die Kapazitäten in einzelnen Funktionsbereichen und für erforderliche Anpassungsmaßnahmen zur Effizienz-Verbesserung.  

 

Ausgewertet wurden die prozentualen Anteile der Arbeitnehmer in den Bereichen Marketing/Vertrieb, Einkauf/Materialwirtschaft/Logistik, Finanz- und Rechnungswesen/Controlling, Organisation/IT und Personal-, Bildungs- und Sozialmanagement an der Gesamtbelegschaft. Ein besonderer Augenmerk viele interner HR-Reportings liegt auf den Kapazitäten in den Verwaltungsbereichen.

 

Im Ergebnis zeigt sich, dass im Finanz- und Rechnungswesen / Controlling 2,8 % der Mitarbeiter eines Unternehmens beschäftigt sind. In Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern liegt der Wert allerdings deutlich darunter.

 

Im Bereich Organisation / IT arbeiten ebenfalls 2,8 % aller Mitarbeiter eines Unternehmens. Der Anteil liegt bei Unternehmen mit 1.000 und 2.000 Mitarbeitern erheblich darüber.  

Im Personal-, Bildungs- und Sozialmanagement variiert der Wert je nach Branche und Unternehmensgröße. Es sind in den meisten Branchen mindestens 1,3 % aller Mitarbeiter eines Unternehmens in diesem Bereich beschäftigt.

 

Weitere Details zu einzelnen Branchen und Größenordnungen und anderen wichtigen Kennzahlen erfahren Sie aus dem aktuellen DGFP-Report „HR-Kennzahlen & Steuerungsgrößen“: www.dgfp.de/hr-kennzahlen2012

Music is magic!
Richard de Hoop zeigt, wie einfach es im Grunde ist, Teams harmonisch zusammenspielen zu lassen. Der Schlüssel dazu: Damit Teams produktiv sind, müssen sie harmonieren. Kein Orchester funktioniert, wenn es nur aus Trommeln besteht. Und nicht jeder Musiker ist ein virtuoser Trommler. Entscheidend ist, dass jeder Musiker und jedes Teammitglied die zu seinem Charakter passende Rolle spielt.
Richard de Hoop nutzt die Musik als Metapher für erfolgreiche Teams und vergleicht die Charaktere von Menschen mit Musikinstrumenten, um ihre Vielfalt und Bandbreite darzustellen. Dazu hat er acht Instrumente ausgewählt, die er den Charakteren zuordnet. Nur das gekonnte Zusammenspiel und die Freude am gemeinsam erzeugten Klang führen zur Bestleistung des gesamten Ensembles.
Die Kunst der Teamführung: Zuhören, sich aufeinander abstimmen und Tag für Tag leidenschaftlich zusammenspielen, damit jedes Teammitglied seine Talente zur Virtuosität entfalten kann. Es ist wirklich so einfach, deswegen: Macht Musik!

 

Richard de Hoop: Macht Musik!

Mit einem Vorwort von David Garett

224 Seiten, 15,6 x 23 cm, gebunden

ISBN 978-3-86936-432-2, GABAL Verlag
€ 24,90 (D) / € 25,60 (A)

 

 

(Quelle: wofam.de) Ein frohes neues Jahr 2012! Insbesondere der Bundestag hat dafür gesorgt, dass 2012 zahlreiche Neuerungen in Kraft treten. Die nachfolgende Grafik hält eine Auswahl an gesetzlichen Änderungen für Sie bereit.

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Diese Infografik stammt vom Finanzportal wofam.de.

Vor allem im Bereich der Arbeit hat der Gesetzgeber für 2012 einige Anpassungen vorgenommen:

Sozialabgaben

Bundeseinheitlich steigt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung von derzeit 3.712,50 Euro auf 3.825,00 Euro pro Monat. Dies entspricht einem Jahreseinkommen von 45.900,00 Euro. Alle Verdienstanteile, die darüber hinausgehen, bleiben beitragsfrei. Ebenfalls gestiegen ist die Versicherungspflichtgrenze; Beschäftigte mit einem darunter liegenden Gehalt müssen sich gesetzlich krankenversichern: Aktuell werden 4.125,00 Euro monatlich beziehungsweise 49.500,00 Euro jährlich für den Eintritt in die PKV vorausgesetzt, ab 2012 sind es 4.237,50 Euro monatlich beziehungsweise 50.850,00 Euro jährlich.

Berufliche Weiterbildung

Aktuell bestehende Regelungen zur beruflichen Weiterbildung und ihre Förderungsmöglichkeiten werden zusammengefasst: Kleine und mittlere Unternehmen, die die Weiterbildung von älteren Beschäftigten übernehmen, erhalten die Möglichkeit einer anteiligen Übernahme von Weiterbildungskosten durch die Bundesagentur für Arbeit. Diese Weiterbildungsförderung ist auf drei Jahre befristet und wird auch für Angestellte unter 45 Jahren gestattet, wobei der Arbeitgeber mindestens fünfzig Prozent der Kosten zu tragen hat.

 

...Lesen Sie hier weiter und erfahren Sie mehr über Veränderungen bei der Betriebsrente und die Anpassung der Lohnuntergrenze für Zeitarbeit.

Moderne Kommunikationsgeräte, Online-Dienste und Softwareanwendungen eröffnen neue Wege für den Austausch im Team. Einige Unternehmen experimentieren heute schon mit diesen neuen Kommunikationsformen – wie etwa die Otto GmbH & Co KG. Arbeitszeit und Arbeitsort verlieren dabei an Bedeutung, während gemeinsame und persönliche Ziele in den Vordergrund rücken. Laptop, Smartphone oder iPad kombiniert mit Instant- Messaging, Videokonferenzen oder Social Media – die technischen Möglichkeiten, um unabhängig vom Arbeitsort die gleichen Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter anzubieten, kennen kaum noch Grenzen. Bislang dominiert in deutschen Unternehmen zwar noch die Arbeit am Firmensitz mit festen Arbeitszeiten, doch wie die Otto GmbH & Co KG zeigt, führt die Reise in eine andere Richtung: Flexibilität schreiben heute nicht mehr nur die Betriebe groß.

 

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